コンサルタントが教えるパワーポイント作成講座:レイアウト編

この記事を読むのに必要な時間は約 5 分です。

1. 本記事の目的

本職のコンサルティングファームや、中小企業診断士のフリーランスとしての仕事をしていると、よくお客さまから「綺麗なパワーポイントはどう作ればよいのか?」とか、「どうすればパワーポイントの作成技術は上がるか?」等の質問を受け付けます。

確かに、今までパワーポイントを作成したことがない方は、急に事業企画の提案等を任されたりすると困惑してしまうかもしれません。そのため、本記事では、少しでもわかりやすく、綺麗なパワーポイントを作成できるよう、資料レイアウトのコツをまとめたいと思います。

なお、全てWindowsでの操作となります。

また、ショートカットを中心とした講座も是非読んでください。

コンサルタントが教えるパワーポイント作成講座:ショートカット編

2. パワーポイント資料のゴール

まず、パワーポイント資料のゴールとして、二つが考えられます。一つ目は、「誰でも説明できる資料」です。パワーポイント資料は、部下が資料を作成し上司が客先に説明する等、資料の作成者と資料の説明者が異なることがあるため、資料の説明者が一度目を通しただけでもすぐに説明できる資料が望ましいのです。

二つ目は、「誰でも理解できる資料」です。当たり前のことですが、パワーポイント資料は被説明者に何かを伝えるための手段の一つです。そのため、被説明者が一度説明を受けた or 資料を後ほど読み返しただけでもすぐに理解できるよう、構成を考える必要があります。また、被説明者や会場によっては、文字のフォントサイズに注意します。

3. 悪いパワーポイントの例

上に挙げたパワーポイントは、台風15号の被害についてまとめた資料の一枚目です。この資料はどこが悪いのでしょうか。悪い点は沢山あるのですが、五点探してみてください。

一つ目は、リード文の位置です。リード文は、そのスライドのタイトルであるため、必ず一番上に書くようにしましょう。その理由は、人間の目線の動きが左上から徐々に右下に下がっていくように慣れているからです。内容も非常に重要であるため、時間をなるべく割くようにして下さい。

二つ目は、色と文章のレイアウトです。人の可視性を考えた場合、目が疲れてしまう黄色のような蛍光色はなるべく使わないようにしましょう。また、文章のレイアウトは、中央揃えは避けましょう。デザイン学によると、中央揃えはプロでも使うのが難しく、ほかの部分も中央揃えにしないと気持ち悪く見えてしまいます。

三つ目は、ワードボックスの配置が揃っていない点です。これは、デザイン学でいう整列の原則に則っておらず、非常に汚く見えます。これは、揃えたいものを選択し、メニューバーにある「書式」から「配置」を表示し、揃えたい方向を選択してください。例で言うと右揃えです。

四つ目は、情報の量や種類が多いことです。一スライドに様々な情報を詰め込み過ぎると、読む側が疲れてしまいます。そのため、スライドを何枚かに分けたり、余分な情報は省くようにしましょう。

五つ目は、タイトルと内容の距離は詰めることです。これは、デザイン学でいう近接の原則に則ります。内容が近い情報を距離的に近づけることにより、情報の塊を作ることができ、読み手は読みやすくなります。

4. パワーポイントの修正案

悪いパワーポイントを修正すると、以下のようなレイアウトになります。悪いパワーポイントで挙げた五点が、全てクリアされていることがお判りでしょうか。

加えて、画像や絵を沢山使うことにより、短い時間で内容が伝わるというパワーポイントのメリットを際立たせることができます。

5. パワーポイントの上達方法

パワーポイントの作成上達には、とにかく作成の量が必要です。そのため、インターネットで綺麗な資料を見つけたら、それを真似て資料を作る「トレース」を行ってください。何回かトレースを行うと、自分のイメージ通りの資料を作ることが可能となります。

参考として、経済産業省が作成した事例集のレイアウトに則り、違う事例で作成したトレース資料(一部レイアウト修正)を載せておきます。とにかく、「トレース」を行ってください。

経済産業省の資料
筆者トレース例

以上、パワーポイント講座でした。
明日から講座の内容を実践し、パワーポイント資料作成のスキルアップを図りましょう。

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詳しくは、こちらから!

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このサイトを運営しているhk5です。
1991年生まれ、東京生まれ東京育ち。
都内の某私立大学を経て、某シンクタンクの支社決算業務の主担当として従事。 3年半勤務後、某コンサルテインングファームでAIプロジェクトの企画書作成、某金融機関のチャットシステム実装のPMO、某政府系組織のシステム企画の要件定義等を経験する。
現在、都内の某国立大学院で経営学を学習中。加えて、大学院と提携しているコンサルティングファームと協業し、将来の公立病院の経営戦略をテーマにレポートを執筆中。
また、中小企業診断士として、週1~4程度の頻度でベンチャー企業の業務を手伝い、新事業企画の立案や収支シュミレーションの作成等、パワーポイントを中心とした資料作成や市の融資相談員を行っている。
趣味は星野リゾートと離島巡り。日本中回りたいと思っている。

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